Nutzfahrzeuge sind hochwertige Investitionsgüter. Entsprechend wollen heute die Kunden bedient werden. Das beginnt bei einer optimalen Verkaufsberatung und endet beim kundenfreundlichen Service. Jeder wartungs- und reparaturbedingte Stillstand führt zu Zusatzkosten und mindert die Wettbewerbsfähigkeit. Hinzu kommt ein wachsender Termindruck, wenn ein Speditions- oder Baufahrzeug oder ein Reiseomnibus plötzlich ausfällt und ein dringend benötigtes Ersatzteil umgehend beschafft werden muss.

Kurze Werkstattzeiten steigern nicht nur die Wirtschaftlichkeit - sie festigen auch das Vertrauen des Kunden und erschweren es den Konkurrenten, in unseren Kundenkreis einzudringen. Um Fuhrunternehmen, Speditionen, Reisebusunternehmen optimal zu betreuen und zu beraten, investieren wir in die Leistungsfähigkeit unserer Prozesse und EDV-Systeme.

Ein integriertes System mit allen verfügbaren Daten zum Kunden und zum Fahrzeug ermöglicht eine optimale Betreuung. Produktinformationen vom Neufahrzeug bis zum Ersatzteil müssen ebenso verfügbar sein wie Vertragsdaten zum Dienstleistungsbereich.

Mit "MANAGE.WEGOS" stellen wir Ihnen eine speziell für den MAN-Vertragspartner zugeschnittene Software zur Verfügung, die diese Forderungen erfüllt.

Das ESA-Projektteam
Mit der Festlegung der fachlichen Anforderungen sowie deren softwaretechnischen Umsetzung ist derzeit ein Projektteam von rund 70 Mitarbeitern betraut. Mit dieser Zusammensetzung aus Fachbereichen, externen Beratern, I-Mitarbeitern, WEGOS und dem MAN-Beirat wird eine integrierte ESA-Lösung gebaut, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen wollen.

Was wollen wir mit ESA erreichen ?
Mit ESA werden die veralteten Systeme, die derzeit europaweit im Einsatz sind, abgelöst. Zum anderen werden durch eine Neugestaltung der Prozesse im Verkauf und Service der Betriebe, Tochtergesellschaften und Vertragspartner der MAN optimal unterstützt. Damit diese Arbeitsabläufe praxisgerecht sind und den Anforderungen der Außenorganisation und der Vertragspartner entsprechen, ist ein Strategieteam eingesetzt, das die wesentlichen Prozesse zusammen mit den EDV-Spezialisten festlegt.

Heute haben viele Mitarbeiter der MAN-Außenorganisation und der Vertragspartner das Problem, dass sie dringend benötigte Informationen nicht oder nur sehr umständlich erreichen. Das kann daran liegen, dass die Informationen nur in einem anderen Betrieb oder sogar in einem anderen Land vorhanden sind. Ein anderes Problem sind sprachliche Barrieren. Oder die Informationen sind zwar grundsätzlich erreichbar, aber mit den Programmen des eigenen EDV-Systems im Haus nicht maschinell verwendbar.

Mit ESA haben wir die große Chance, allen Mitarbeitern der Außenorganisation und der Vertragspartner die Informationen zukommen zu lassen, die sie zur Bewältigung ihrer täglichen Aufgaben benötigen.

Wie funktioniert ESA im Verbund ?
Die Antwort liegt im Grundkonzept von ESA, dem sogenannten zentralen Ansatz. Alle berechtigten Mitarbeiter arbeiten auf einem gemeinsamen zentralen SAP-System und bekommen über das Intranet Daten und Programme zur Verfügung gestellt.

Die Mitarbeiter arbeiten mit den gleichen und "ganz wichtig" den aktuellen Daten und haben damit auch einen einheitlichen Informationsstand. Die Programme sind so aufgebaut, dass viele Informationen automatisch in übersetzter Form zur Verfügung stehen und damit Sprachbarrieren überwunden werden.

Die dezentrale Vetragspartnerlösung hat in der Werkstatt die gleichen Prozesse und ist optimal mit der zentralen Datenbank verbunden.

Einsatz von Standardsoftware
ESA Entwicklungsgrundlage ist der Einsatz von SAP-Standardsoftware, um bei breiter funktionaler Grundabdeckung in einer wesentlich kürzeren Entwicklungs- und Anpassungsphase ein ablauffähiges homogenes Gesamtsystem sicherzustellen. SAP ist einer der größten europäischen Anbieter an Standardsoftware und mit den Modulen FI (Finanzbuchhaltung) und CO (Kostenrechnung) bereits länger bei MVÖ und MVD im Einsatz. Diese Standardsoftware wird in einem Anpassungsprozess (Customizing) auf die MAN Belange zugeschnitten und durch einen geringen Umfang an Zusatzentwicklungen um spezielle MAN Bedürfnisse ergänzt.

Verkauf
ESA bietet eine Softwarelösung, die in der Außenorganisation vom Verkäufer über die Niederlassung / Händler bis zur Landesgesellschaft bzw. bis ins Rechnungswesen eine durchgängige und integrierte Lösung anbietet. Das Aufgabenspektrum beginnt bei der Kontaktaufnahme mit einem neuen LKW-Interessenten, hier werden wir Adressen, Angebote oder Fuhrparkdaten ablegen. Mit einem Online-Konfigurator wollen wir wesentlich aktuellere und bessere Daten bieten. Integriert wird hier auch das Erstellen von Servicevertragsangeboten (bisher TFS-E). Die Auftrags- und Bestellabwicklung wird Sie in vielen Funktionen von der Suche über alle Vorrats- und Pipeline-Fahrzeuge, über das Transportmanagement bis hin zu einem "zweiten Verkauf" als Gebrauchtfahrzeug unterstützen. Nicht zuletzt weren wir Ihnen tagesaktuelle Verkaufs- und Auslieferstatistiken bieten.

Werkstatt
Für die Werkstatt wurden mit den Firmen WEGOS und CARDIS zwei erfahrene Partner eingebunden, die eine funktional umfassende Lösung auf SAP-Basis für unsere Servicebetriebe zur Verfügung stellen. Die Branchensoftware wird in einer gemeinsamen Überarbeitungsphase an die besonderen Belange der MAN bzw. der Vertragspartner angepasst. Wir haben uns zur Aufgabe gestellt, eine für den europaweiten Einsatz geeignete Software zu entwickeln, die den Werkstatt-Mitarbeiter optimal bei seiner Arbeit unterstützt. Die zu lösenden Aufgaben erstrecken sich über die Auftragsannahme, Auftragsabwicklung, Disposition, Teileein- und auslagerung, automatische Befüllung einer Fahrzeuglebensakte, Garantie-/Kulanz- oder Servicevertragsabwicklung und nicht zuletzt der Rechnungsstellung. Wichtig ist uns hier, dass die Software ergonomisch zu bedienen ist und übersichtlich dem Werkstatt-Mitarbeiter alle notwendigen Funktionen und Daten zur Verfügung gestellt.

Gewährleistung
Die Voraussetzung für einen Anspruch auf Garantie wurden in der Vergangenheit immer umfangreicher und komplexer. Laufleistungs- und altersabhängige Einschränkungen, Autorisierungsverfahren sowie umfangreiche Prüfmechanismen im Garantieantrag bedingen einen zeit- und kostenaufwändigen Prozess. Ein wesentlicher Fokus von ESA liegt deshalb in der Einbindung der Gewährleistungsabwicklung in das Werkstattsystem. Mit dieser Integration wird sichergestellt, dass von Eröffnung eines Werkstattauftrages bis zur Beantragung eines Gewährleistungsantrages und der Rückmeldung der genehmigenden Stelle immer eine identische Datenbasis verwendet wird. Formale Falscheingaben können während der Beantragung korrigiert werden und damit wird der Bearbeitungsaufwand erheblich reduziert.

Servicevertrag
Die Bedeutung der Serviceverträge nimmt stetig zu. Unsere Kunden wollen nicht nur zuverlässige Fahrzeuge, sondern auch eine gesicherte Kalkulationsbasis für die laufenden Betriebskosten ihrer Fahrzeuge. MAN-Serviceverträge bieten hierzu eine umfangreiche Leistungspalette, angefangen von den Wartungsdiensten und gesetzlich vorgeschriebenen Untersuchungen bis hin zur Abdeckung aller Verschleißreparaturen. Falls erwünscht, kann die Wartung von Reifen, Kühlaggregaten und anderer Anbauten ebenso übernommen werden. ESA wird die Kalkulation der Servicevertragsangebote sowie die Abwicklung der bestehenden Verträge in einem integrierten System umfassend unterstützen.

Teile
In enger Absprache mit VZ werden die Standardprozesse unseres europaweiten teilegeschäft mit den Vorteilen einer einheitlichen und integrierten Standardsoftware optimiert und automatisiert. Die Herausforderungen des Marktes und natürlich unsere eigenen Strategien setzen wir mit einem einheitlichen von der Zentrale bis über alle Distributionsstufen abgestimmten Konzept für MAN Teile und Zubehör um. Dazu gehören eine optimale Verfügbarkeit von Teilen und die permanente Information über Lieferzeit und Liefermenge. Der Servicegrad, den wir über QM Ziele defienieren, wird im Dispositionsmodell dargestellt und in die Prognoserechnung integriert sein. Mit der Einführung von Barcode werden manuell aufwändige Einlagerarbeiten erleichtert.

Rechnungswesen
Das Finanz- und Rechnungswesen soll über die administrativen Tätigkeiten hinaus als Dienstleister auftreten. In ESA wird durch die integrierte SAP Finanzbuchhaltung (FI) eine Lösung geschaffen, die effiziente Finanzprozesse gewährleistet, eine überbetriebliche Zusammenarbeit ermöglicht und zur Senkung von Kosten und Kapital beiträgt. Durch ein einheitliches Berichtswesen, das die Vorgänge im Verkauf, Service sowie im Dienstleistungsbereich umfasst, wird man in der Lage sein, Finanzdaten und Informationen zur Leistung der MAN Außenorganisationen und der Vertragspartner zeitnah und konsistent zur Verfügung zu stellen.